Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Out of Office (nachfolgend „Dienst“) verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortlicher
Nils Schikora
Sanddornweg 26a, 27777 Ganderkesee
E-Mail: post@nils.build
Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und nicht bestellt.
2. Was der Dienst ist
Out of Office ist eine Web-Anwendung zum gemeinsamen Schreiben wissenschaftlicher Texte. Der Dienst befindet sich in einer geschlossenen Testphase (Beta); ein Konto kann nur mit Einladung angelegt werden.
3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage
3.1 Konto
Bei der Registrierung speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (ausschließlich als kryptografischen Hash), den Zeitpunkt der Registrierung sowie den Zeitpunkt und die Fassung der von Ihnen akzeptierten Nutzungsbedingungen. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, für Passwort-Zurücksetzungen, Adressänderungen und die Kontolöschung senden wir Ihnen E-Mails mit Bestätigungslinks.
Zweck: Bereitstellung des Dienstes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
3.2 Anmeldung und Sitzungen
Beim Anmelden wird ein Sitzungs-Cookie gesetzt. Zu jeder Sitzung speichern wir die IP-Adresse und die Browser-Kennung (User-Agent), mit der sie eröffnet wurde, sowie ihren Ablaufzeitpunkt. Sitzungen laufen automatisch ab und werden gelöscht; in den Einstellungen können Sie sich jederzeit abmelden.
Zweck: Anmeldung; Erkennung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes). Das Sitzungs-Cookie ist für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Weitere Cookies setzen wir nicht.
3.3 Ihre Dokumente und Dateien
Die Texte, die Sie schreiben, werden fortlaufend gespeichert, damit Sie und die von Ihnen eingeladenen Mitarbeitenden gleichzeitig daran arbeiten können. Dazu gehören automatische und von Ihnen benannte Versionen, hochgeladene Dateien (z. B. Bilder, Tabellen) sowie Literaturlisten. Dokumentinhalte sind für die Personen sichtbar, denen Sie Zugriff gewähren. Wir nehmen keine inhaltliche Auswertung Ihrer Texte vor.
Zweck: Bereitstellung des Dienstes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.4 Zusammenarbeit und Einladungen
Wenn Sie jemanden zu einem Dokument einladen, geben Sie dessen E-Mail-Adresse ein. Wir speichern sie zusammen mit der Einladung, senden der Person eine Einladungs-E-Mail und tragen die Adresse in die Liste der zur Testphase zugelassenen Adressen ein. Wir verwenden die Adresse ausschließlich für diese Einladung; sie wird nicht für Werbung genutzt. Laden Sie bitte nur Personen ein, von denen Sie annehmen dürfen, dass sie die Einladung wünschen.
Für Mitarbeitende sind bei geteilten Dokumenten Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse sichtbar; während der gemeinsamen Bearbeitung werden außerdem Name und Cursorposition live an die anderen Teilnehmenden übertragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem einladenden Konto; gegenüber der eingeladenen Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung der Zusammenarbeit, zu der sie eingeladen wird). Die eingeladene Person wird mit der Einladungs-E-Mail auf diese Datenschutzerklärung hingewiesen (Art. 14 DSGVO).
3.5 Einladungsliste der Testphase
Den Zugang zur Testphase steuern wir über eine Liste eingeladener E-Mail-Adressen. Eine Adresse gelangt dorthin, wenn wir Sie persönlich einladen oder ein Nutzer Sie zu einem Dokument einlädt. Sie wird nur zur Prüfung bei der Registrierung verwendet und auf Wunsch entfernt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beschränkung des Zugangs zur Testphase).
3.6 Technische Protokolle
Beim Aufruf des Dienstes verarbeitet unser Hosting-Anbieter (siehe Ziffer 4) technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung in Server-Protokollen, um den Dienst zu betreiben, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Diese Protokolle werden nur kurzfristig vorgehalten (in der Regel bis zu sieben Tage).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Sicherheit des Dienstes).
3.7 Keine Analyse, keine Werbung
Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein, binden keine Inhalte Dritter (etwa Schriftarten oder Skripte) von fremden Servern ein und versenden keine Werbung. Alle E-Mails des Dienstes sind Bestätigungs- oder Benachrichtigungs-E-Mails zu Vorgängen, die Sie oder ein Mitarbeitender ausgelöst haben.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Der Dienst wird vollständig auf der Infrastruktur von Cloudflare betrieben (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA; für Kunden im EWR: Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München). Dort werden Anwendung, Datenbank, Dateispeicher, die Echtzeit-Zusammenarbeit und der E-Mail-Versand betrieben. Cloudflare verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Cloudflare betreibt ein weltweites Netz; eine Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, ist daher möglich.
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
5. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Konto (Name, E-Mail, Passwort-Hash) | Bis zur Löschung des Kontos durch Sie (Einstellungen → Konto löschen) oder durch uns nach Ende der Testphase. |
| Sitzungen (inkl. IP-Adresse, User-Agent) | Bis zum Ablauf der Sitzung (spätestens 7 Tage nach der letzten Verlängerung) oder bis zur Abmeldung. |
| Dokumente, Versionen, Dateien, Literaturlisten | Bis Sie sie löschen. Beim Löschen Ihres Kontos werden Ihre Mitarbeit an fremden Dokumenten und Ihre Favoriten entfernt; von Ihnen angelegte Dokumente bleiben für ihre Mitarbeitenden erhalten, sofern Sie sie nicht zuvor löschen. |
| Einladungen zu Dokumenten | Bis zur Annahme oder Rücknahme. |
| Einladungsliste der Testphase | Bis zur Registrierung, auf Ihren Wunsch oder bis zum Ende der Testphase. |
| Server-Protokolle | In der Regel bis zu 7 Tage. |
6. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns das Recht auf
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Name und E-Mail-Adresse können Sie selbst in den Einstellungen ändern,
- Löschung (Art. 17 DSGVO) – Ihr Konto können Sie selbst in den Einstellungen löschen,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dazu an die unter Ziffer 1 genannte Adresse. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der für Ihren Wohnsitz zuständigen Behörde; für uns zuständig ist die bzw. der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.
7. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Der Zugriff auf Dokumente ist auf die jeweils berechtigten Konten beschränkt.
8. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung mit Datum finden Sie auf dieser Seite; über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.